E-Arşiv Nedir? Kurumsal Hafızanın Dijital Temsilcisi

E-arşiv, fiziki fatura düzenleme ve saklama zorunluluğunu ortadan kaldıran, elektronik ortamda fatura oluşturulmasını, iletilmesini ve arşivlenmesini sağlayan bir uygulamadır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen usul ve esaslara uygun şekilde çalışır ve hem alıcı hem de satıcı için yasal geçerlilik taşır.

Sistem özellikle e-ticaret, hizmet sektörü ve yüksek hacimli faturalama işlemleri gerçekleştiren firmalar için büyük kolaylık sağlar. Faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi, kağıt ve posta maliyetlerini ortadan kaldırırken belge güvenliğini artırır ve arşivleme süreçlerini hızlandırır. Bu sistem sayesinde herhangi bir vergi mükellefi, internet üzerinden kolayca fatura oluşturabilir ve bu faturaları dijital olarak alıcılara ulaştırabilir.

E-Arşiv Avantajları: Dijital Belgelerinizi Akıllıca Yönetmenin 6 Nedeni

İşletmelerin dijital dönüşüm yolculuğunda önemli bir basamak olan e-arşiv, operasyonel verimliliği artıran stratejik bir araçtır. Bu sistemin sunduğu başlıca faydalar şöyle sıralanabilir:

●        E-arşiv sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygundur ve belge saklama yükümlülüğünü dijitale taşır.

●        Kağıt, baskı ve kargo giderlerini ortadan kaldırarak fatura başına düşen maliyeti önemli ölçüde azaltır.

●        Faturalara istenilen yer ve zamanda erişim sağlanır, fiziksel arşivleme ihtiyacı ortadan kalkar.

●        Otomatik fatura üretimi ve iletimi sayesinde manuel işlemler azalır, iş süreçleri hızlanır.

●        Belgeler dijital ortamda güvenli sunucularda saklanır, kaybolma veya zarar görme riski ortadan kalkar.

●        Kağıt tüketimini azaltarak çevresel sürdürülebilirliğe katkıda bulunur.

E-Arşiv Uygulaması Nedir? Dijital Fatura Süreçlerinin Yasal Altyapısı

E-arşiv uygulaması elektronik ortamda fatura düzenleme, gönderme ve saklama işlemlerinin belirli standartlara uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlayan bir sistemdir. Özellikle e-fatura kullanıcısı olmayan alıcılara dijital ortamda fatura gönderilmesi gereken durumlarda devreye girer.

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen teknik ve hukuki altyapı sayesinde e-arşiv uygulaması, hem vergi mükellefleri için hem de alıcı taraf için yasal geçerliliğe sahip fatura üretimini mümkün kılar. Bu sistem üzerinden düzenlenen faturalar, hem e-posta yoluyla alıcılara iletilebilir hem de gerektiğinde elektronik ortamda ibraz edilebilir. E-arşiv uygulaması, işletmelere belge yönetiminde hız, verimlilik ve güvenlik sunarken aynı zamanda denetim süreçlerinde şeffaflık sağlar.

E-Arşiv Uygulamasını Kimler Kullanabilir? Dijital Fatura Dünyasına Kimler Adım Atmalı?

Türkiye'de e-arşiv uygulamasını kullanma zorunluluğu, belirli vergi mükellefleri için geçerli olsa da birçok işletme bu uygulamayı kendi süreçlerinde gönüllü olarak da tercih edebilir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kurallar doğrultusunda e-arşiv kullanma zorunluluğu özellikle 2020 ve sonrasında yüksek hacimli fatura düzenleyen işletmeler için geçerli olmuştur. E-ticaret siteleri, hizmet sağlayıcıları ve yıllık fatura tutarı belirli bir seviyenin üzerindeki işletmeler bu sisteme geçmek zorundadır.

Düşük hacimli veya daha küçük işletmeler, e-arşiv uygulamasını tercih ederek kağıt fatura süreçlerinden kurtulabilir. E-arşiv uygulaması, aynı zamanda e-fatura mükellefi olan işletmeler için de gereklidir. Gelişen dijital dünyada tüm işletmeler için verimlilik ve yasal uyumluluk açısından e-arşiv sistemi güçlü bir avantaj sunar.

E-Arşivin E-Faturadan Farkı Nedir? Dijital Belge Düzenlemeyi Anlamlı Kılan Ayrımlar

E-arşivin e-faturadan ayrıldığı yönler şu şekilde listelenebilir:

●        E-fatura, belirli büyüklükteki işletmeler için zorunlu olup yalnızca vergi mükellefleri tarafından düzenlenen faturaların dijital ortamda düzenlenmesini sağlar.

●        E-arşiv, e-fatura sistemini kullanmayan alıcılara dijital fatura göndermek için gereklidir ve gönüllü bir uygulamadır.

●        E-fatura, yalnızca faturaların dijital ortamda düzenlenmesini sağlar ve bu faturalar GİB üzerinden iletilir.

●        E-arşiv, e-fatura kullanan işletmelerin yanı sıra, e-fatura kullanmayan alıcılara dijital ortamda fatura gönderir ve bu faturaları güvenli bir şekilde arşivler.

●        E-fatura, sadece e-fatura mükellefleri tarafından kullanılabilir.

●        E-fatura, vergi denetimlerinde geçerli olan dijital faturaların düzenlenmesi için kullanılır.

●        E-arşiv, düzenlenen dijital faturaların yasal saklama süresi boyunca güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar.